Februar 2021 Start Vorhaben: „Einführung Dokumentenmanagementsystems“

Bereits seit vielen Jahren ist die Digitalisierung in nahezu allen Berufszweigen auf dem Vormarsch. Auch in der Steuerberatung werden Kanzleiprozesse zunehmend digitalisiert und automatisiert. So werden z.B. Belege gescannt und für die elektronische Datenverarbeitung zur Verfügung gestellt. Es ist nötig, ein digitales Prozesssystem zu etablieren, welches das GOB-konforme Vernichten gescannter Belege möglich macht. Hierfür ist es notwendig, die noch nicht vorhandene Hardware in Form von Scannern anzuschaffen und diese mit der eingesetzten Software in das System so zu integrieren, dass eine lückenlose Dokumentation der Belegverarbeitung gewährleistet ist. Das digitale interne Prozesssystem hat das Ziel, die gesamten internen Abläufe digital abbilden zu können. Angestrebt wird das komplett beleglose Büro. Wichtige Dokumente werden als digital signierte PDF sofort nach Erstellung zur Verfügung gestellt und nicht mehr ausgedruckt. Der innovative Mehrwert liegt im hohen Digitalisierungsgrad begründet. Es werden eben nicht einfach einige Scanner beim Mandanten aufgestellt und die Banken online abgerufen, sondern es wird die gesamte Kanzlei derart digitalisiert, dass auf Papierarchive verzichtet werden kann. Das anzuschaffende Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art – ob in Papierform oder digital vorliegend – zu archivieren, bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das DMS Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Basis hierfür ist die strukturierte Ablage der Unterlagen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder Mitarbeiter, der dazu berechtigt ist, hat Zugriff auf alle Informationen, die er gerade für seine Arbeit benötigt – egal ob am PC oder unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet. Sämtliche Unterlagen zu einem Mandanten/Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang liegen zusammenhängend vor. Durch die Digitalisierung ist es möglich, Mandate in ganz Deutschland zu bearbeiten. Bestehende überregionale Mandatskontakte können ihre Unterlagen in der gleichen Zeit zur Verfügung stellen, wie vor Ort ansässige Unternehmen. Postwege entfallen. Jeder Arbeitsschritt der digitalisiert und somit zukünftig automatisiert wird, spart Zeit, die für eine optimale Beratung verwendet werden kann. Durch die Vereinfachung von Arbeitsprozessen reduziert sich der Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter. Sie haben die Chance, künftig in der Kanzlei viel gezielter für andere, anspruchsvollere Aufgaben eingesetzt zu werden, anstatt ihre gesamte Arbeitszeit für Routinearbeiten wie beispielsweise die manuelle Belegbearbeitung zu verwenden. Weiterhin ist festzustellen, dass mögliche neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Stand der Digitalisierung einer Kanzlei hinterfragen und damit die Bedeutung für das Arbeitsumfeld deutlich machen. Damit wird die Digitalisierung immer stärker zu einem entscheidenden Kriterium bei der Arbeitsplatzwahl. Gerade die Corona-Pandemie hat noch einmal deutlicher die Notwendigkeit der Möglichkeiten des orts- und zeitunabhängigen Arbeitens eingefordert. Nicht erst seit dem Aufkommen der „Fridays-for-Future“-Bewegung steht das Thema eines nachhaltigen und – damit einhergehend – auch ethisch einwandfreien unternehmerischen Handelns an vorderer Stelle. Die neuen digitalen Lösungen werden uns helfen, möglichst papierlos arbeiten zu können und bieten dabei einen enormen Hebel, in kurzer Zeit viel für die Umwelt und die Gesundheit unserer Mitarbeiter zu tun. Unterstützt durch die Förderung von Digitalisierungsprozessen in Unternehmen in Sachsen-Anhalt DIGITAL INNOVATION finanziert aus dem EFRE werden wir 2021 viel für digitale Nachhaltigkeit in der Kanzlei erreichen.

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